Fallbeispiel – Simulation zur Einführung eines Redaktionssystems

Kurzbericht zur Einführung eines Redaktionssystems für Print- und online-Endbenutzerdokumentation

Kurzbeschreibung der Simulation

Die Simulation wurde anhand der vorliegenden Informationen und Daten für die Abläufe zur Erstellung von Betriebsanleitungen (Endbenutzerdokumentation) vorbereitet und geplant.

Die Simulation wurde bei einem Hersteller von Komponenten und Geräten aus der Metall- und Elektrobranche durchgeführt. Die Produkte waren in Produktbereiche, -serien und -typen strukturiert. Innerhalb der Produktserien und- typen war eine hohe Deckung von Inhalten zu erwarten.

Die Produkte wurden in ca. 300 Einzeldokumentationen und Datenblättern beschrieben und in mehr als 7 Sprachen übersetzt. Die Dokumentationserstellung erfolgte über eine Office-Lösung in Form von Einzeldateien. Die redaktionelle Konsistenz wurde manuell durch technisches Personal und durch einen Technischen Redakteur mit hohem Aufwand versucht aufrecht zu erhalten.

Daten und Informationen lagen für 2 als typisch eingestufte, ein einfaches und ein komplexes, Produkt vor. Die Simulation wurde anhand der beiden Musterprodukte durchgespielt und alle vorgefundenen Abläufe dokumentiert. In die Dokumentation und Beurteilung flossen benötigte Zeiten, Ressourcenbindung, Datenqualität, Bewertungen der Bereitstellungszeiträume und die Bewertung des Ergebnisses in Form, Qualität, Compliance und benötigen Ressourcen mit ein.

Grundlagen

Als Basisinformationen standen zur Verfügung:

  • Excel-Matrix der vorgesehenen Datenfelder und ihre Verwendung in den zu veröffentlichen Medien/ Dokumenten
  • Vertriebs- und Angebotstexte
  • Produktspezifikation
  • Produktdatenblätter
  • Montagepläne
  • Bildmaterial
  • Betriebsanleitungen
  • Teilelisten.

Weiterhin wurden die Projektbeteiligten der sederis gmbh in die Produktion, die Vertriebs- und Serviceabläufe sowie in den derzeitigen Informationsfluss und die vorhandenen Systeme eingewiesen.

Die vorliegenden Texte waren nicht konsistent und teilweise widersprüchlich. Bei der Simulation wurde von bereinigten Texten ausgegangen.

Es bestand Übereinstimmung darin, dass zunächst technikaffine Informationen von rein werbenden Informationen getrennt zu betrachten sind und grundsätzlich nicht vermischt werden sollen.

Weiterhin gingen alle Beteiligten davon aus, dass das Kunden-ERP-System als führendes System für die technischen Basisdaten/ -informationen gelten soll. Für alle Datensätze sind Artikelnummern als eindeutige ID vorgesehen. Für Artikel aus dem ERP-Konfigurator, ohne Artikelnummer) werden fiktive Artikelnummern vergeben (Dummy-Nummern). Diese werden durch eine noch zu bestimmende Syntax von real existierenden Artikelnummern zu unterscheiden sein.
Anmerkung: Diese Lösung wurde durch die internen Gegebenheiten bei dem Kunden erforderlich.

Ziel war es diese Basisinformationen mit einem möglichst hohen Automatisierungsgrad und ohne Redundanzen in die Endbenutzerdokumentation zu übernehmen.

Es wurde jedoch aufgrund der Produktkomplexität und dem Umfang der Endbenutzerdokumentation nicht vorgesehen individuelle Texte und grafischen und sonstige redaktionelle Bestandteile in ERP-System zu verwaltet.

Übersetzungen werden durch das bei sederis geführte Kunden-TM (Translation Memory) leicht in weitere Systeme zu importieren sein, da Systeme gekoppelt werden können. Inwieweit Übersetzungen in das ERP-System zurück gelesen werden sollen, war noch endgültig zu klären.
Anmerkung: Der Kunde ließ schon vorher bei der sederis gmbh übersetzen und seine Bauteil-Terminologie in einer Terminologiedatenbank verwalten.

Bezogen auf die entstehenden Workflows, die Systemadministration und die Verteilung der redaktionellen Schwerpunkte wurde in Betracht gezogen, ein Redaktionssystem ggf. auf einem sederis-Server zu installieren und durch sederis administrieren zu lassen.

Die Software-Lizenzen sollten dann jedoch vom Kunden erworben werden und befänden sich somit in seinem Eigentum. Weiterhin wird ein Rechtesystem den Zugriff des Kundenpersonals auf die Daten und Dokumente regeln. Der Kunde hätte somit jeder Zeit Zugriff auf seine Daten und Dokumente. Diese Vorgehensweise würde die IT-Ressourcen der Kundenseite schonen und machte ein agiles Teamarbeiten möglich.
Anmerkung: Diese Lösung wurde durch die IT-Richtlinien des Kunden erforderlich.

Übereinstimmung bestand ebenfalls darin, dass diese Maßnahmen mit Umstellungen, internem und externem Aufwand, mit Investitionen und ggf. mit zu überwindenden Vorbehalten bei einigen Beteiligten verbunden sein würde.

Die Projektbeteiligten stimmten jedoch darin überein, dass die bisherige Vorgehensweise zu aufwändig ist, zu den inkonsistenten Datenbeständen geführt hat, viel zu viele Ressourcen bindet und letztlich zu sehr hohen Kosten führt, die sich periodisch wiederholen und exponentiell zum Datenbestand wachsen werden.

Ergebnis

Die Einführung eines Redaktionssystems wurde als sinnvoll erachtet. Die Simulation mit anschließender Analyse zeigte auf, welche Synergien sich ergeben würden und welche Informationen/ Dokumente sich als geeignet erweisen über ein Redaktionssystem produziert zu werden.
Anmerkung: Parallel zur Simulation bezogen auf die Endbenutzerdokumentation sollte auch geprüft werden, inwieweit sich der Einsatz eines Redaktionssystem für die Montagedokumentation eigener Monteure und Fremdpersonal und zur Erstellung von Ausschreibungsunterlagen eignet.

Es wurde vorgesehen einen Datenpool zu bilden, der die Basisinformationen für alle technischen Veröffentlichungen enthält.
Hierbei sollte ein Maximum an Synergien erreicht werden. Die spezifischen Anforderungen an die einzelnen Informationen/ Dokumente sollten dabei soweit berücksichtigt werden, dass der spezifische Informationsbedarf/ -anspruch der jeweiligen Empfänger verbessert würde.
Anmerkung: Das als 'Datenpool' bezeichnete Modul als einheitliche Werte- und Daten-Ressource wurde durch kundenspezifische Bedingungen erforderlich.

Ein wesentliches Ziel des Datenpools war die termingerechte Bereitstellen von Informationen, um spätestens bei der Auslieferung der Produkte bzw. zum Montagezeitpunkt alle erforderlichen Dokumente zur Verfügung zu haben.

Folgende Informationen/ Dokumente wurden zunächst vorgesehen über ein Redaktionssystem produziert zu werden:

  • Ausschreibungsunterlagen
  • Produktdatenblätter
  • Bebilderte Ersatzteilkataloge/ Preislisten
  • Betriebsanleitungen
  • Montagedokumentation.

Da Redaktionssysteme Informationen ohne Formatinformationen speichern, ist eine Produktion der Daten auf nahezu allen Medien möglich. Hierdurch würden sich in der Zukunft weitere Informationsangebote entwickeln können z.B. für Mobilgeräte.

Detailergebnisse der Simulation

Vorwort

Anmerkung: Die Einzelergebnisse werden hier nur gekürzt wiedergegeben. Rein kundenspezifische Aspekte wurden entfernt. 

Bei der Simulation ging es nicht darum eine möglichst genaue Kopie einer Dokumentenseite zu erstellen, sondern die Übernahme von Daten aus den ERP-System in ein Redaktionssystem zu prüfen und eine möglichst optimale Organisation der Daten in einem Redaktionssystem zu ermitteln.

Beim Datenaustausch zwischen ERP-System und einem Redaktionssystem wird eine manuelle, bi-direktionale Verbindung angestrebt, die eine Zwischenverarbeitung der Daten für die jeweilige Übernahme in die Systeme ermöglicht. Hierdurch werden teure individuelle Anpassungen in den Systemen verhindert, ein Datenaustausch aber erheblich vereinfacht.

Insbesondere bei den beteiligten Systemen sind individuelle Anpassungen häufig teuer und bilden darüber hinaus eine Kostenfalle, da Abweichungen vom Standard zu höheren Wartungs- und Updatekosten führen.

Ergebnis der Datenauswertung

  • Die Fließtexte müssen nach einer möglichst einheitlichen Struktur aufgebaut werden. Dies bezieht sich insbesondere auf den Aufbau der Information. Hierzu wird in einem zu erstellenden Redaktionsleitfaden eine separates Kapitel (Formulierungs- und Strukturassistent) erforderlich sein.
  • Bei der Überarbeitung der Texte müssen die Fließtexte aus Produktdatenblätter und Ausschreibungsunterlagen so zusammengefasst und in den Datenpool eingepflegt werden, dass der Informationsbedarf beider Unterlagen bedient wird. Hierzu ist der schon erwähnte Leitfaden hilfreich.
  • Technische Daten werden generell aus Fließtexten entfernt. Daten in Form von Werten werden nur noch zur Unterscheidung von Größen etc. verwendet. Jedoch nicht mehr um Eigenschaften zu beschreiben.
  • Daten in Form von Werten werden nur noch in Tabellenform verwendet und werden nur noch dem Datenpool entnommen.
  • Bezüglich der Übernahme und Verwaltung von Fließtexten bedarf es besonderer Vorgaben. Hier sind die richtige Struktur und die richtige Granulierung/ Modellierung (Aufgliederung der Inhalte in einzelne Bestandteile) als besondere Aufgabe zu sehen. Hierzu wird in einem zu erstellenden Redaktionsleitfaden eine separates Kapitel (Formulierungs- und Strukturassistent) erforderlich sein.
  • Für die Übernahme von Daten ist, insbesondere im Hinblick auf die Katalogproduktion, eine möglichst flexibel zu konfigurierende Schnittstellen vorzusehen.
  • Die durch die Ziele vorgegebene Aufgabenstellung muss eine schnelle und zuverlässige Produktion in mehreren Sprachen ermöglichen. Der Aufwand hierbei möglichst klein und der Automatisierungsgrad möglichst hoch sein. Das einzusetzenden Redaktionssystem muss für diese Aufgabenstellung schlüssige Lösungen bieten.

Fazit

Anhand der Datenanalyse und der bearbeiteten Beispieltexte ergab sich folgendes Bild:

  • Die Überarbeitung der Texte zur Produktion der Ausschreibungstexte und der Katalogdaten bedarf, um erfolgreich zu sein, einem klaren Aufbau und einer immer gleichen Struktur. Es muss gewährleistet werden, dass die Texte sowohl für Betriebsanleitungen, Datenblätter, Angebote etc. weiterhin aussagekräftig bleiben.
  • Hiermit ist ein nicht unerheblicher Aufwand verbunden. Dieser Aufwand wird jedoch bei weitem von den zu erwartenden Vorteilen überwogen.

Wesentliche Vorteile wären:

  • Einheitliche Aussagen in allen Medien/ Dokumenten
  • Übersetzungsvorteile/ -synergien
  • Möglichkeiten zur Ausgabe von Angeboten in weiteren Sprachen, ohne größere Mehrkosten
  • Text- und Datenpflege an nur einer Stelle, im führenden ERP-System.

Eine strikte Trennung von beschreibender Information und der Angabe von Daten wird für die Beteiligten zunächst wahrscheinlich als erhebliche Barriere wahrgenommen, die grundlegende Veränderung mit sich bringt. Die Konzentration der Daten in einzelnen Datenfeldern bzw. Tabellen bringt jedoch enorme Vorteile:

  • Leichte Pflege von Daten, keine langwierige Suche mehr in Fließtexten nach diesen Werten
  • Unterschiedliche oder widersprüchliche Aussagen in den verschiedenen Medien/ Dokumenten werden vermieden
  • Es wird eine gezielte Ausgabe von Daten bezogen auf den geforderten/ gewünschten Informationsgehalt der Medien/ Dokumente möglich
  • Änderungen von Werten beeinflussen Übersetzungen nicht
  • Weitere Daten können leicht hinzugefügt werden
  • Datenpflege an nur einer Stelle, im führenden im führenden ERP-System.

Der Aufbau eines einheitlichen Datenbestandes in einem führenden System (Datenpool) ist nahezu zwingend. Die Vorteile wiegen den Initialisierungsaufwand aus folgenden Gründen mehr als auf:

  • Konsistente Medien/ Dokumente bezogen auf die Aussagen und Eigenschaften zu einem Produkt/ Gerät
  • Einheitlicher und zielgerichteter Aufbau von Informationen
  • Erheblich verringerter Pflegeaufwand
  • Ganzheitlicher und einheitlicher Datenbestand für die Gesamtorganisation des Kunden.

Die Produktion der Medien/ Dokumente aus einem Datenbestand in Verbindung mit einem Verwaltungs- und Steuerungssystem wird vom Projektteam als konsequente Fortsetzung des einheitlichen Datenbestandes gesehen. Die Einführung eines Redaktionssystem muss aus folgenden Gründen dringend empfohlen werden:

  • Die manuelle Pflege der Technischen Dokumentation ist kaum mehr möglich, da die Anzahl der Handbücher und Übersetzungen hoch ist und weiter steigt
  • Synergien bei der Bearbeitung von Dokumenten bisher wenig genutzt bzw. nicht gesehen wurden 
  • Die Produktion der verschiedenen Medien/ Dokumente über ein Redaktionssystem weitere Synergien und Möglichkeiten schafft
  • Produktionen schneller und effizienter erzeugt werden können
  • Mitprüfungen online durchgeführt werden können
  • Übersetzungen leichter und mit weniger Aufwand eingepflegt werden können (direkter XML-Datenaustausch mit TMs)
  • Daten in Medien/ Dokumenten dynamisch verwaltet werden können und so aus Datenbeständen außerhalb des Redaktionssystems, ohne manuellen Eingriffe, aktualisiert werden können.

Die formatfreie Datenhaltung in einem Redaktionssystem eröffnet darüber hinaus die Möglichkeit, nahezu alle Medien zu bedienen, vom einfachen PDF-Dokument bis hin zu InDesign, Webapplikationen und zu Mobilgeräten.

sederis wird 2 Redaktionssystemkandidaten vorstellen und einen vorläufigen Redaktionsleitfaden erarbeiten. Parallel wir sederis zusammen mit der Kunden-IT eine Schnittstellendefinition für die Verbindung ERP-Datenpool-Redaktionssystem erarbeiten. Die Schnittstelle soll später von sederis programmiert werden.

Die Simulation war damit abgeschlossen.