Aufgaben, Eignung & Nutzen von Redaktionssystemen

Bei dem Thema Redaktionssystem für Technische Dokumentation wird es sicherlich den einen oder den anderen bzw. die eine oder die andere geben, der bzw. die sich nach dem Sinn und dem Nutzen fragt. Und genau das ist auch die Frage, die man sich unbedingt stellen muss.

Es bleibt aber nicht bei dieser einen Frage. Da werden sicherlich noch weitere Fragen zu beantworten sein.

Was muss man grundsätzlich unter Redaktionssystemen für Technische Dokumentation verstehen?

Vereinfacht formuliert sind Redaktionssysteme als Software zu verstehen, die verschiedene Inhalte in Datenformaten vorhält und mittels unterschiedlicher Methoden zu strukturierten Inhaltsobjekten zusammenstellt. Hierzu setzen die Systeme häufig auch Metainformationen ein, mit denen automatisierte Abläufe denkbar sind.

Diese Inhaltsobjekte werden dann mit Layoutinformationen für bestimmte Ausgabeformate verbunden und über verschiedene Kanäle veröffentlicht.

Redaktionssysteme können datenbankorientiert arbeiten oder sich auf Ordnerstrukturen stützen in denen die Inhaltselemente abgelegt sind. Die meisten Systeme können Versionen und Sprachausgaben verwalten und besitzen eine Medienverwaltung.

Häufig können die Systeme mit anderes Systemen kommunizieren bzw. mit ihnen Daten austauschen. Hier kommen insbesondere ERP, PDM und CAD Systeme in Frage.

Für die Übersetzung von Inhalten sind Redaktionssysteme meist mit Übersetzungsdatenbanken oder einer Direktanbindung an Übersetzungsdienstleister versehen. Im übrigen sind viele Systeme auch mit hilfreichen Tools für die Unterstützung redaktioneller Arbeit ausgestattet.

Zusammengefasst ist ein Redaktionssystem also das 'CAD' des Technischen Redakteurs. Es ermöglicht Inhalte mit unterschiedlichem Layout auf unterschiedlichen Kanälen, unter formal korrekten und definierten Bedingungen, schnell und zuverlässig zu veröffentlichen.

Natürlich gäbe es da noch erheblich mehr aufzuzählen, an Nützlichem, an Features und Funktionen, jedoch wird dann schnell die Absicht dieser grundsätzlichen Beschreibung förmlich 'gesprengt'. 

Welche Vorteile bringt ein Redaktionssystem in der betrieblichen Praxis

In unseren Augen der wesentliche Aspekt. Denn bei der täglichen Arbeit, in der Praxis entscheidet sich, ob ein Redaktionssystem erfolgreich aus fachlicher und kaufmännischer Sicht ist. Getreu nach der alten Fußballerweisheit: 'Entscheidend ist auf'm Platz!

Aber es gibt eine ansehnliche Anzahl von Vorteilen für Redaktionssysteme, auch für Einzelplätze und kleinere Teams. Hier die wichtigsten aus unserer Sicht:

  • Eindeutige Versionskontrolle insbesondere auch der übersetzten Inhalte
  • Zuverlässige Steuerung für sprachabhängige Videos, Grafiken und Bilder
  • Erhebliche Reduzierung redundanter Inhalte
  • Teamorientierte, agile Zusammenarbeit über online-Anbindungen möglich
  • Umfassende Möglichkeiten Variable, Produktversionen und -optionen einzurichten und zu steuern
  • Einfache Ausgabe von individualisierten und/ oder mandantenbezogenen sowie Marken (Brands) gelabelten Inhalten
  • Unterschiedliche Ausgaben auf unterschiedliche Medien/ Plattformen durch layoutunabhängige Datenhaltung
  • Datenbankgestützte Arbeitshilfen wie Suchen, Filtern und Sortieren von Inhalten
  • Layout- und Strukturhilfen für Dokumente unterschiedlicher Spezifikationen (CE, EN 82079, DITA, AECMA 1000D bzw. S1000D, usw.)
  • Redaktionelle Hilfen wie Wörterbücher, Assistenzsysteme
  • Workflow-Strukturen für Übersetzungen, Freigaben und Publikation/ Veröffentlichung
  • Anbindung von Systemen zum Import von Daten wie Konfiguratoren, ERP, CAD, PDM und für den Export von Daten z.B. an Cloud-Plattformen oder Delivery-Servern.

Alle diese Features, und es gibt noch jede Menge mehr, sind aber nur wirklich hilfreich, wenn sie auch genutzt werden können. Denn was nützt Ihnen ein komplexes XML-basiertes Redaktionssystem, das für Serienprodukte ausgelegt ist, wenn Sie in Ihrem Unternehmen sich mit Sondermaschinen beschäftigen und keine kompetenten Ressourcen für solch betreuungsintensive Systeme vorhalten möchten.

Falsch wäre es auch nur auf marketingorientierte, schicke Texte und einen niedrigen Einstiegspreis zu achten, wenn das anvisierte System noch nicht einmal den wesentlichen Aufgaben in Ihrem Unternehmen gewachsen ist. Die mit dem System Beschäftigten würden doch nur wieder mit hoher Einsatzbereitschaft und ein paar Work Arounds – oder ein paar mehr – ihren Job bewältigen können.

Vorteile bringt ein passendes Redaktionssystem auf jeden Fall, wenn Sie die Mehrzahl der folgenden Fragen mit 'ja' oder mit 'ja, später' beantworten können:

  • Veröffentlichen Sie regelmäßig für Ihre Produkte textorientierte Anleitungen, Datenblätter oder ähnliche Informationen?
  • Gibt es für diese Inhalte Varianten/ Optionen die von der Konfiguration Ihrer Produkte abhängen?
  • Werden die Inhalte regelmäßig in mehrere Fremdsprachen übersetzt?
  • Sind Ihre Produkte weitestgehend modular aufgebaut?
  • Sind Sie Ihre Produkte an Vorgaben von Behörden (z.B. CE) und/oder Kunden-Spezifikationen (z.B. DITA, S1000D) gebunden?
  • Haben Sie komplexe Produktstrukturen mit z.B. Serien, Typen, Ausführungen?
  • Handelt es sich bei Ihren Produkten im eigentlichen oder im weitesten Sinn um Sicherheitsbauteile/ Bauteile und/ oder um Komponenten die der Überwachung durch Behörden/ benannten Stellen unterliegen oder die abnahmepflichtig sind?

Wenn Sie jetzt der Meinung sind, dass ein Redaktionssystem für Sie in Frage kommen könnte, wenden Sie sich gerne an uns. Wir helfen gerne weiter, auch wenn Sie nur Fragen haben oder eine kurze Einschätzung erwarten.

Für welche Unternehmen, Branchen und Dokumente sind Redaktionssystem geeignet

Man ist fast geneigt zu sagen, für alle. Aber das wäre weder wahr noch hilfreich.

Bei der verfügbaren und sich immer weiter erhöhenden Anzahl von Redaktionssystemen für Technische Dokumentation gibt es allerdings schon eine ausreichende Abdeckung und Auswahl. Selbst für Nischen gibt es einige gute Systeme. Die entscheidende Frage ist: Welches System ist für mein Unternehmen und für meine Dokumente das wirklich passende – und nicht nur heute?

Die entscheidende Frage ist jedoch, wie finde ich das passende System für mein Unternehmen, für meine Dokumente?

Wie verhindere ich eine vorschnelle Entscheidung, weil mir das eine oder das andere Feature oder nur der Preis so gut gefällt. Weil mir Dinge bekannt vorkommen z.B. MS WORD als Editor. Weil man das kennt, leitet man häufig daraus ab: Kenne ich, kann also nicht so schwer sein. Aber was ist mit den anderen Anforderungen? Prinzip Hoffnung? Wird schon gehen, ist ja nur Word?

Redaktionssysteme sind Spezialisten-Systeme und in der Regel keine einfachen Tools. Natürlich, sie sollen ja auch komplexe Aufgaben zuverlässig lösen, Methoden und Features aufweisen, die in der Lage sind Ihnen organisatorische und redaktionelle Aufgaben zu erleichtern, Inhalte anhand von Parametern und Metadaten steuern, Versionen überwachen und sich an andere Systeme anbinden lassen usw.

Für welche Unternehmen sind Redaktionssysteme geeignet?

Grundsätzlich kann man sagen, für fast alle Unternehmen die für ihre Produkte überwiegend strukturierte Dokumente erstellen. Je höher der Anteil gleicher bzw. ähnlicher Inhalte ist, umso mehr ist der Einsatz eines Redaktionssystems sinnvoll.

Eine große Anzahl von Produkten und/ oder Produktvarianten sowie die Anzahl der Sprachen in denen die Dokumente verfügbar sein müssen, macht den Einsatz eines Redaktionssystems nahezu zwingend.

Wenn dann noch weitere Umstände hinzukommen wie Versionsverfolgung, Dokumente mit behördlich vorgegebenen Inhalten wie im Pharma- oder Nutrifood-Umfeld und/ oder es sich um andere sicherheitsrelevante Produkte handelt, ist der Einsatz Redaktionssystems mehr als dringend empfohlen.

Gleiches gilt auch, wenn unterschiedliche Teams oder Redakteure, insbesondere auch mit oder für unterschiedliche/n Standorte/n an den Dokumentationsinhalten arbeiten.

Redaktionssysteme bedürfen natürlich einer gewissen Pflege und Betreuung, was eine entsprechende IT-Infrastruktur und Administration voraussetzt. Hier kann die Redaktionelle Betreuung natürlich ggf. vorhandene Lücken schließen und/ oder Investitionen in die Infrastruktur vermeiden.

Die Unternehmensgröße spielt dabei eine eher untergeordnete Rolle. Für kleinere Unternehmen eignet sich der Einsatz eines Redaktionssystems über die Redaktionelle Betreuung genauso wie z.B. für Sondermaschinen- und Anlagenbauer. Selbst für Einzelunternehmer, die als Technische Redakteure arbeiten, kann ein Redaktionssystem sehr hilfreich sein.

Für größere Unternehmen sehen wir es nahezu als verpflichtend an, je nach Produkt, ein Redaktionssystem einzusetzen. Ohne ein Redaktionssystem könnte die Umsetzung eines zeitgemäßes Compliance Management für die Inhalte kaum noch möglich sein.

Zusammenfassung wesentlicher Eignungsvoraussetzungen für Redaktionssysteme im Eigenbetrieb:

  • überwiegend strukturierte Dokumente
  • größere Anzahl von Produkten und Varianten
  • größere Anzahl von Fremdsprachen
  • höherer Anteil sich wiederholender Inhalte
  • gute IT-Infrastruktur
  • geeignetes IT-Administrationspersonal
  • ausgebildete/r Technische/r Redakteur/e.

Zusammenfassung wesentlicher Eignungsvoraussetzungen für Redaktionssysteme mit Redaktioneller Betreuung:

  • überwiegend strukturierte Dokumente
  • größere Anzahl von Produkten und Varianten
  • größere Anzahl von Fremdsprachen
  • höherer Anteil sich wiederholender Inhalte.

Können Redaktionssysteme in jeder Branche sinnvoll sein?

Ja, definitiv.

Entscheidend dazu sind insbesondere:

  • strukturierte Dokumente
  • hohe Anzahl an Sprachversionen
  • signifikante Anzahl an Produkten.

Natürlich reden wir über Maschinenbau und Komponentenfertiger. Aber selbst für Branchen die sich eher seltener mit dem Thema befassen, kann der Einsatz eines Redaktionssystems sinnvoll sein. Zum Beispiel:

  • Branchen die sich mit dem Thema Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit beschäftigen (Betriebsanweisungen, Gefährdungsbeurteilungen, Projektdokumentationen etc.)
  • Manufakturen die erklärungsbedürftige Produkte oder Dienstleistungen vertreiben, in Web-Shops vermarkten, eine Etikettierung vornehmen und/ oder Begleitinformationen erstellen möchten
  • Software-Hersteller, und, und.

Für welche Dokumententypen/ Inhalte sind Redaktionssysteme geeignet?

Hier gibt es eigentlich nur eine Einschränkung: Redaktionssysteme sind eher weniger für Kreativdokumente geeignet.

Klassisch sind natürlich alle Typen von Endbenutzer Dokumentationen, Kataloge, Datenblätter usw., aber es gibt auch durchaus überraschendes:

  • Betriebs- und Bedienungsanleitungen
  • Wartungshandbücher
  • Softwaredokumentation und Programmbeschreibungen
  • Datenblätter und Kurzbeschreibungen
  • Projekthandbücher
  • online-/ Web-Inhalte
  • Vertriebsunterlagen und Präsentationen
  • Militär-/ Wehrtechnikgeräte und -ausstattung
  • Reparaturanleitungen
  • Begleitunterlagen, Beipackinformationen
  • Transportunterlagen und Transportbeschriftungen
  • Produktbeschriftung und Produktverpackungen
  • Ersatzteilkataloge.

Es gibt für nahezu alle das passende System. Nischen wurden in den letzten Jahren zunehmend mit spezialisierten Systemen besetzt. Aber hier wird der Segen für Entscheider auch leicht zum Fluch.

Die Auswahl ist riesig und die Anzahl der Features ungezählt. Wir helfen Ihnen hier gerne nicht den Überblick zu verlieren und beraten Sie zielgerichtet und ergebnisoffen.

Wenn Sie das Thema Redaktionssysteme für technische Dokumentation weiterhin interessiert und Sie noch mehr Informationen benötigen, empfehlen wir Ihnen den Beitrag Redaktionssysteme Planen & Einführen auf unserer Webseite.